Consejos para la comunicación por email

noviembre 23, 2009

A pesar de las nuevas plataformas de comunicación en la Red, el correo electrónico sigue siendo la principal institución, y sigue creciendo. Sin embargo suele aparecer difusa la frontera formal-informal, motivando errores de inferencia en el receptor. En un mail es sencillo confundir el tono. Aquí algunos consejos para mejorar este y otros aspectos:

– Formal o informal, separados o juntos, nunca revueltos.
– Dirigirse al receptor por su nombre de pila.
– Blackberry, PDA… explicitarlo “enviado desde tal dispositivo”: redime faltas ortográficas.
– Empezar por lo importante. Diferenciar lo principal de lo secundario. ¡Ve al grano!.
– Recalca el sentido del correo. “Le envio este mail para ….”
– Disculparse al responder excesivamente tarde, aliviando la ansiedad generada.
– Si necesitas enviar info. delicada: Adjunta en PDF, más dificil de tergiversar.
– No etiquetes todos los mails con “urgente”, si todo es importante nada lo es.
– Si esperas respuesta, explicítalo: “Espero su respuesta”.
– El asunto del correo debe ser explícito, dejando claro el sentido del contacto.
– Entre dos partes no reenviar el mismo mail de forma reiterada. Re: Re: Re: Algo
– Cuando lo anterior ocurre, enviar otro mail distinto con el asunto actualizado.
– No responder a todo lo que llega, al menos no de manera inmediata, pensar dos veces antes de enviar.
– Mantener ciertas formas aun en un mail informal.
– No enviar correos informales a direcciones email profesionales.
– Tu dirección de correo debe dejar claro quien eres, lo más formal posible, nombre y apellidos por ejemplo.
– Es buena idea tener un correo para registrarse en webs, evitarás mucho SPAM.
– Las palabras en mayúsculas las estas gritando. A NADIE LE GUSTA QUE LE GRITEN.
– ¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡¡a nadie le gusta que le griten, no excedas en exclamación!!!!!!!!!!!!!!
– Evitar ironías y sarcasmos, pueden generar errores de interpretación.
– Utilizar frases cortas y sencillas de comprender. Utilizar abundantes signos de puntuación.
– Al final una despedida “atentamente…”, “abrazos”…
– Tras la despedida firma personal y datos de contacto en un bloque independiente.
– Los emoticonos humanizan la conversación, usar con moderación.
– Manejar situaciones comprometidas y tantear terreno: Utiliza el teléfono.
– Conseguir un compromiso de la otra parte: Utiliza el teléfono.
– Plus de privacidad y/o velocidad en la gestión: Utiliza el teléfono.
– Expresar emociones: Utiliza el teléfono.
– Conversación fluida: Mensajería instantanea (si necesitas un log y algo de tiempo de reflexión) o teléfono.
– Reducir el máximo peso posible de los adjuntos
– Explicitar en el texto qué son y de qué tipo los adjuntos.
– Dos cuestiones importantes diferenciadas: Dos emails distintos
– No compartas siempre tu agenda de contactos: Utiliza CCO.
– Incluir a un compañero de trabajo o amigo en el CCO de mails importantes confiere fe en la persona.
– No utilizar CCO en correos de empresa, a menos que sea alguién de confianza o supervise una comunicación con el exterior.
– Explicita el motivo por el cual incluyes CC, piensa dos veces en la reacción del receptor principal.
– Utiliza CC en contactos dentro de una jerarquía, el jefe para hablar con un subordinado debe incluir en CC todos los que les separan.

por Antonio Castro Lorenzo

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Una respuesta to “Consejos para la comunicación por email”

  1. pubherz Says:

    Mola!

    En cuanto a firma, recomiendo algo así:


    *Recordatorio de correo

    *URL ff
    *URL twitter
    *Perfil público

    El teléfono sólo lo añadiría excepcionalmente y sólo a quien me interesara, bastantes sms spam me llegan ya.


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